Crea una aplicación empresarial sin código con formsflow.ai

Tabla de contenidos:

1. Introducción 🌟
2. Proceso de creación de una nueva licencia de negocio
   1. Solicitud de la aplicación
   2. Flujo de aprobación de dos pasos
3. Roles de usuario en Keycloak
   1. Creación de usuarios en Keycloak
   2. Asignación de roles a los usuarios
4. Diseño de formularios en FormFlow
   1. Creación de formularios
   2. Asociación de flujos de trabajo a los formularios
5. Usuario cliente en FormFlow
   1. Visualización y envío de formularios
   2. Seguimiento de la solicitud
6. Revisor de formularios en FormFlow
   1. Revisión de formularios
   2. Devolución de formularios para edición
7. Aprobador en FormFlow
   1. Aprobación o rechazo de formularios
8. Conclusiones 🌟

Introducción 🌟

El presente caso de uso describe el proceso de creación de un nuevo formulario de solicitud de licencia comercial, con usuarios asociados y un flujo de aprobación de dos pasos utilizando formsflow.ai. El proceso comienza cuando el cliente o usuario ciudadano envía el formulario de solicitud, lo que inicia el flujo de trabajo. A continuación, se detallarán los pasos necesarios para completar la solicitud y obtener la aprobación final del formulario.

Proceso de creación de una nueva licencia de negocio

1. Solicitud de la aplicación

El primer paso del proceso consiste en que el cliente o usuario ciudadano envíe el formulario de solicitud. Esto desencadena el flujo de trabajo y permite que el proceso avance hacia la siguiente etapa.

2. Flujo de aprobación de dos pasos

El flujo de aprobación consta de dos pasos. En el primer paso, el empleado encargado realiza una verificación inicial del formulario y proporciona comentarios si es necesario. El empleado tiene la opción de revisar el formulario o devolverlo al cliente si contiene errores o está incompleto. Si se devuelve al cliente, este puede editar el formulario y volver a enviarlo una vez corregido.

En el segundo paso, el aprobador recibe una notificación en su bandeja de tareas para procesar la verificación final en el flujo de trabajo. El aprobador puede aprobar, rechazar o devolver el formulario. Cada acción desencadena diferentes eventos en el proceso.

Roles de usuario en Keycloak

1. Creación de usuarios en Keycloak

Antes de continuar con el proceso, es necesario crear usuarios y asignarles roles en Keycloak. En este caso de demostración se crearán cuatro usuarios y se les asignarán los roles correspondientes. El rol de diseñador se asignará a Peter Watts, el rol de cliente a John Smith, y los roles de empleado y aprobador se asignarán a John Doe y James Adall respectivamente. Los roles de empleado y aprobador forman parte del grupo principal de revisores.

2. Asignación de roles a los usuarios

Una vez creados los usuarios, se deben asignar los roles correspondientes en Keycloak. Esto se puede hacer ingresando al panel de administración de Keycloak, seleccionando el reino adecuado y luego asignando los roles a cada usuario en la sección de grupos.

Diseño de formularios en FormFlow

1. Creación de formularios

Una vez configurados los usuarios y los roles en Keycloak, el diseñador podrá crear, visualizar, editar o eliminar formularios en FormFlow. Para crear un nuevo formulario, se debe hacer clic en el botón "Crear formulario" y proporcionar un nombre para el mismo.

2. Asociación de flujos de trabajo a los formularios

Los flujos de trabajo se crean en Kamunda Modeler y se cargan y publican con Kamunda BPM en FormFlow.ai. Una vez publicado, el flujo de trabajo estará disponible para asociarlo al formulario desde la sección de "Asociación de flujo de trabajo" en FormFlow.io. Esta asociación define el proceso de aprobación y los roles involucrados en el formulario.

Usuario cliente en FormFlow

1. Visualización y envío de formularios

El usuario cliente, al acceder a FormFlow, puede visualizar y enviar formularios. Para enviar un nuevo formulario, se debe hacer clic en el botón "Enviar nuevo" y completar todos los campos requeridos. Se mostrarán mensajes de validación para cada campo y el formulario no se podrá enviar hasta que todos los campos estén correctos. Una vez completados todos los detalles, se debe hacer clic en el botón "Enviar".

2. Seguimiento de la solicitud

Después de enviar el formulario, el usuario cliente puede hacer un seguimiento de la solicitud desde el menú de aplicaciones. Al hacer clic en el botón "Ver", se mostrará el formulario no editable en una nueva pestaña. También es posible descargar el formulario como PDF. Si el formulario está asociado a un flujo de trabajo, se podrán ver las etapas por las que ha pasado la solicitud en la pestaña "Historial" y se mostrará un diagrama del proceso en la pestaña "Diagrama de proceso".

Revisor de formularios en FormFlow

1. Revisión de formularios

El revisor de formularios, al acceder a FormFlow, puede revisar los formularios enviados. Desde el menú de formularios es posible ver y revisar los formularios enviados, así como también filtrarlos por estado de aplicación. Al hacer clic en el botón "Ver", se abrirá el formulario en una nueva pestaña y se mostrará el histórico del formulario y el diagrama del flujo de trabajo.

2. Devolución de formularios para edición

El revisor tiene la opción de marcar el formulario como revisado o devolverlo al cliente para su edición. Si el formulario contiene errores o está incompleto, se devuelve al cliente y se cambia el estado de la solicitud a "Reenviar". El cliente puede editar el formulario y volver a enviarlo para su revisión.

Aprobador en FormFlow

1. Aprobación o rechazo de formularios

Una vez que el formulario ha sido revisado y aprobado por el revisor, el aprobador recibirá una notificación en su bandeja de tareas. Desde allí, podrá realizar la aprobación final del formulario o rechazarlo. También tiene la opción de devolver el formulario al cliente para su edición. Cada acción realizada por el aprobador afectará el estado del formulario y continuará el flujo de trabajo correspondiente.

Conclusiones 🌟

En resumen, el proceso de creación de una nueva licencia de negocio utilizando Formsflow.ai es un flujo de trabajo claro y eficiente que involucra a diferentes usuarios con roles específicos. Desde la solicitud inicial del cliente hasta la aprobación final, el proceso se puede seguir y gestionar de manera efectiva utilizando las herramientas proporcionadas por FormsFlow.ai y Keycloak. Con las funcionalidades de revisión, edición, aprobación y seguimiento de solicitudes, se garantiza la correcta gestión del proceso de solicitud de licencia de negocio.

FAQ

1. ¿Cuáles son los roles de usuario en Keycloak?

   • Los roles de usuario en Keycloak son: diseñador, cliente, empleado y aprobador.

2. ¿Cómo se crea un formulario en FormFlow?

   • Para crear un formulario en FormFlow, se debe hacer clic en el botón "Crear formulario" y proporcionar un nombre para el formulario.

3. ¿Qué acciones puede realizar el revisor en FormFlow?

   • El revisor puede revisar y devolver formularios para su edición, así como marcarlos como revisados.

4. ¿Cómo puedo hacer un seguimiento de la solicitud como usuario cliente?

   • Como usuario cliente, puede hacer un seguimiento de la solicitud desde el menú de aplicaciones en FormFlow. Desde allí, podrá ver el formulario enviado, descargarlo como PDF y ver el historial y diagrama del flujo de trabajo.

5. ¿Cuál es el papel del aprobador en FormFlow?

   • El aprobador tiene la responsabilidad de realizar la aprobación final del formulario o rechazarlo. También puede devolver el formulario al cliente para su edición.