Comment automatiser la création de contrat : Utilisation de Zapier et ChatGPT | Tutoriel
Table des matières
- Introduction
- Automatisation de la collecte de données
- Méthode gratuite
- Méthode payante
- Création d'un modèle de document
- Extraction des données pertinentes
- Génération du contrat
- Personnalisation du contrat
- Utilisation du modèle de document
- Partage du contrat final
- Conclusion
🤖 Comment automatiser la collecte de données et générer un contrat en utilisant l'intelligence artificielle
L'intelligence artificielle se développe rapidement et ouvre de nouvelles possibilités d'automatisation des tâches. Dans cet article, nous allons vous montrer comment automatiser la collecte de données sur un client ou un patient et extraire les informations pertinentes pour les insérer dans un contrat prédéfini. Nous vous présenterons deux méthodes : une gratuite et une payante. Cette automatisation peut ensuite être utilisée pour générer automatiquement un contrat signable à l'Aide d'une intégration Panadoc. Cependant, nous allons nous concentrer sur une méthode plus économique en utilisant Google Docs.
Introduction
L'automatisation de la collecte de données et la génération de contrats peuvent vous faire gagner énormément de temps et d'efforts lors de la gestion de vos clients ou patients. Au lieu de saisir manuellement les informations pertinentes dans un document, vous pouvez utiliser l'intelligence artificielle pour extraire automatiquement ces informations à partir d'une source de données et les insérer dans un modèle de contrat préexistant.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment réaliser cette automatisation en utilisant deux méthodes différentes : une méthode gratuite avec Google Docs et une méthode payante avec l'intégration Panadoc. Nous allons nous concentrer sur la méthode gratuite, car elle est plus accessible à la plupart des utilisateurs et ne nécessite pas de gros investissements financiers.
1. Automatisation de la collecte de données
L'automatisation de la collecte de données est une étape clé dans le processus de génération de contrats. Il est important de pouvoir extraire les informations pertinentes sur un client ou un patient à partir d'une source de données, qu'il s'agisse d'une transcription d'appel, d'un document PDF ou d'une autre source. Dans cette section, nous allons vous montrer comment automatiser cette collecte de données en utilisant Google Docs.
1.1 Méthode gratuite
La méthode gratuite consiste à utiliser Google Docs comme plateforme de collecte de données. Tout d'abord, vous devez créer un modèle de document avec des champs prédéfinis où vous insérerez les informations extraites. Ensuite, vous devez extraire les données pertinentes à partir de votre source de données, par exemple un fichier PDF ou une transcription d'appel, et les insérer dans le modèle de document.
Pour extraire les données, vous pouvez utiliser un bloc de code Google Apps Script pour accéder au texte du document. Ce bloc de code vous permettra d'extraire automatiquement les informations pertinentes et de les stocker dans des variables. Vous pouvez ensuite les insérer dans le modèle de document à l'aide de balises spécifiques.
Une fois que vous avez mis en place cette automatisation, vous pouvez simplement charger votre source de données dans Google Docs et les informations pertinentes seront automatiquement extraites et insérées dans le modèle de document. Vous pouvez ensuite télécharger le document final et le partager avec votre client ou patient.
La méthode gratuite a ses limites, notamment en ce qui concerne la personnalisation du contrat et la génération automatique du contrat signable. Si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités plus avancées, vous devrez utiliser la méthode payante avec l'intégration Panadoc.
1.2 Méthode payante
La méthode payante consiste à utiliser l'intégration Panadoc pour automatiser complètement le processus de génération de contrat. Panadoc est un outil puissant qui vous permet de créer des contrats personnalisés, d'extraire les informations pertinentes à partir de vos données et de générer automatiquement des contrats signables.
Avec Panadoc, vous pouvez créer des modèles de document prédéfinis avec des champs variables. Vous pouvez ensuite intégrer Panadoc avec vos sources de données, par exemple votre CRM ou une plateforme de collecte de données, pour extraire automatiquement les informations pertinentes et les insérer dans les modèles de document.
Une fois que les informations sont insérées, vous pouvez générer automatiquement le contrat final avec les données extraites. Le contrat généré peut être signé électroniquement et envoyé directement à votre client ou patient.
La méthode payante offre des fonctionnalités avancées et une automatisation plus poussée, mais elle représente un coût mensuel d'environ 50 $ pour l'intégration Panadoc. Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées telles que la génération automatique de contrats signables, alors cette méthode peut être la meilleure option pour vous.
2. Création d'un modèle de document
Avant de pouvoir automatiser la génération de contrat, vous devez créer un modèle de document prédéfini. Ce modèle de document doit inclure des champs variables où les informations extraites seront insérées.
Dans Google Docs, vous pouvez utiliser des balises spécifiques, par exemple des doubles accolades, pour identifier les champs variables. Vous pouvez ajouter des balises telles que {{date}}, {{nom de l'entreprise}}, ou {{SOW}} pour représenter respectivement la date, le nom de l'entreprise et la déclaration de travail dans votre modèle de document.
Une fois que vous avez créé votre modèle de document, vous pouvez le partager avec votre équipe ou le stocker dans un dossier spécifique pour une meilleure organisation.
3. Extraction des données pertinentes
La prochaine étape de l'automatisation consiste à extraire les données pertinentes à partir de votre source de données. Selon la méthode que vous avez choisie, vous pouvez extraire les données à l'aide de Google Apps Script ou de l'intégration Panadoc.
Si vous utilisez Google Apps Script, vous pouvez écrire un bloc de code pour extraire les informations à partir de votre source de données, qu'il s'agisse d'un fichier PDF, d'une transcription d'appel ou d'une autre source. Le code vous permettra d'accéder au texte de la source de données et de rechercher des modèles spécifiques pour extraire les informations pertinentes.
Si vous utilisez l'intégration Panadoc, vous pouvez utiliser ses fonctionnalités d'extraction de données pour extraire automatiquement les informations de votre source de données. Panadoc prend en charge une variété de sources de données, y compris les fichiers PDF, les documents Word, les feuilles Excel et les bases de données.
Quelle que soit la méthode que vous utilisez, assurez-vous de vérifier la précision des données extraites pour vous assurer qu'elles sont correctes et complètes.
4. Génération du contrat
Une fois que vous avez extrait les données pertinentes, vous pouvez générer automatiquement le contrat en utilisant votre modèle de document. Vous pouvez insérer les données extraites dans les champs variables de votre modèle de document à l'aide des balises spécifiques que vous avez créées.
Si vous utilisez Google Docs, vous pouvez utiliser Google Apps Script pour insérer les données dans votre modèle de document. Vous pouvez écrire un bloc de code qui récupère les données extraites et les insère dans les champs variables correspondants.
Si vous utilisez l'intégration Panadoc, vous pouvez utiliser ses fonctionnalités de génération de contrat pour insérer les données extraites dans votre modèle de document. Panadoc vous permet de mapper les données extraites aux champs variables de votre modèle et de générer automatiquement le contrat final.
5. Personnalisation du contrat
Une fois que le contrat a été généré, vous pouvez le personnaliser en ajoutant des détails supplémentaires ou en modifiant le texte. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de formatage de texte de Google Docs pour mettre en évidence certains passages ou ajouter des informations supplémentaires.
Assurez-vous de relire attentivement le contrat personnalisé pour vous assurer qu'il correspond à vos besoins spécifiques et inclut toutes les informations requises.
6. Utilisation du modèle de document
Une fois que vous avez créé et personnalisé votre modèle de document, vous pouvez l'utiliser pour générer des contrats pour d'autres clients ou patients. Vous pouvez simplement charger les données pertinentes dans votre modèle de document et générer automatiquement le contrat final.
Assurez-vous d'utiliser les mêmes balises spécifiques que vous avez créées dans votre modèle de document pour insérer les nouvelles données. Cela garantira que le contrat final est correctement formaté et contient toutes les informations nécessaires.
7. Partage du contrat final
Une fois que vous avez généré le contrat final, vous pouvez le partager avec votre client ou patient. Si vous utilisez Google Docs, vous pouvez simplement télécharger le contrat au format PDF et l'envoyer par e-mail ou le partager via une plateforme de partage de documents.
Si vous utilisez l'intégration Panadoc, vous pouvez envoyer le contrat final directement depuis la plateforme. Panadoc prend en charge la signature électronique et vous permet de suivre le statut du contrat.
Assurez-vous de suivre les procédures internes de votre entreprise en matière de partage et de signature électronique des documents.
Conclusion
L'automatisation de la collecte de données et la génération de contrats peuvent vous faire gagner du temps et des efforts précieux dans la gestion de vos clients ou patients. En utilisant l'intelligence artificielle, vous pouvez extraire automatiquement les informations pertinentes à partir de vos sources de données et les insérer dans des modèles de contrat préexistant.
Dans cet article, nous avons exploré deux méthodes différentes pour automatiser ce processus : une méthode gratuite avec Google Docs et une méthode payante avec l'intégration Panadoc. La méthode que vous choisissez dépendra de vos besoins spécifiques et de votre budget.
Nous espérons que cet article vous a donné un aperçu de la façon dont vous pouvez utiliser l'intelligence artificielle pour automatiser la collecte de données et la génération de contrats. Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à les partager ci-dessous.
FAQ
Q: Quelles sont les limites de la méthode gratuite avec Google Docs ?
R: La méthode gratuite avec Google Docs a certaines limites, notamment en ce qui concerne la personnalisation du contrat et la génération automatique d'un contrat signable. Si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités plus avancées, vous devrez envisager la méthode payante avec l'intégration Panadoc.
Q: Comment puis-je personnaliser davantage le contrat généré ?
R: Vous pouvez personnaliser davantage le contrat généré en utilisant les fonctionnalités de formatage de texte de Google Docs. Vous pouvez mettre en évidence certains passages, ajouter des informations supplémentaires ou modifier le texte selon vos besoins spécifiques.
Q: Puis-je utiliser cette méthode pour générer d'autres types de documents ?
R: Oui, vous pouvez utiliser cette méthode pour générer d'autres types de documents, tels que des lettres, des devis ou des rapports. Il vous suffit de modifier votre modèle de document et vos balises spécifiques pour correspondre au type de document que vous souhaitez générer.
Q: Comment puis-je protéger la confidentialité des données extraites et des contrats générés ?
R: Pour protéger la confidentialité des données extraites et des contrats générés, assurez-vous de suivre les procédures internes de votre entreprise en matière de stockage et de partage des documents. Utilisez des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données sensibles et évitez de partager des informations confidentielles avec des tiers non autorisés.
Q: Puis-je automatiser ce processus pour d'autres langues que le français ?
R: Oui, vous pouvez automatiser ce processus pour d'autres langues que le français. Il vous suffit de traduire les balises spécifiques et d'adapter le code en conséquence. Assurez-vous également de disposer des sources de données pertinentes dans la langue souhaitée.