Simplifiez votre préparation de documents avec ProCardex

Simplifiez votre préparation de documents avec ProCardex

Table of Contents:

1. Introduction
2. Ajout des documents dans un dossier 2.1 Ajout rapide d'un document 2.2 Ajout d'un document numérisé 2.3 Ajout d'un document à partir des modèles 2.4 Recherche et ajout d'un document à partir du volet de recherche
3. Fusion des documents 3.1 Préparation des paramètres pour la fusion 3.2 Fusion de l'acte de vente 3.3 Fusion de la quittance
4. Gestion des documents dans le dossier 4.1 Suppression et récupération d'un document 4.2 Renommage de documents 4.3 Regroupement de documents de même type
5. Envoi de documents en Pièce jointe par courriel
6. Ajout des factures dans le dossier 6.1 Facture de pré-vente pour l'acquéreur 6.2 Facture aux vendeurs 6.3 Utilisation des modèles de factures
7. Conclusion

Ajout des documents dans un dossier

La préparation des documents est une étape essentielle dans la gestion efficace des documents. Dans cette section, nous allons vous montrer comment ajouter facilement vos documents dans un dossier spécifique.

1. Ajout rapide d'un document L'ajout rapide d'un document est idéal lorsque vous voulez ajouter un fichier à partir de l'Explorateur de fichiers. Vous pouvez simplement sélectionner le ou les fichiers que vous souhaitez ajouter, puis les glisser sur l'icône du dossier dans Pro Kardex. Les documents seront automatiquement ajoutés au dossier.

2. Ajout d'un document numérisé Si vous disposez d'un document numérisé que vous souhaitez ajouter, vous pouvez utiliser le volet de numérisation. Il vous suffit de glisser le document numérisé dans le dossier spécifié. Cela vous permet d'organiser et de stocker facilement tous les documents numérisés liés à votre dossier.

3. Ajout d'un document à partir des modèles Si vous utilisez fréquemment des modèles de documents, Pro Kardex vous permet d'ajouter rapidement un modèle à partir de votre liste de modèles préconfigurés. Vous pouvez filtrer les modèles pour trouver rapidement celui que vous souhaitez et le glisser dans votre dossier.

4. Recherche et ajout d'un document à partir du volet de recherche Si vous avez besoin de rechercher un document spécifique qui n'est pas déjà dans la liste de vos modèles, vous pouvez utiliser le volet de recherche. Il vous suffit d'entrer un mot-clé pour effectuer une recherche rapide, puis de glisser le document correspondant dans votre dossier.

En suivant ces étapes simples, vous pouvez facilement ajouter tous vos documents de manière organisée et accessible dans Pro Kardex.

Fusion des documents

La fusion des documents est une fonctionnalité puissante de Pro Kardex qui vous permet d'intégrer toutes vos données dans un seul document. Voici comment procéder :

1. Préparation des paramètres pour la fusion Avant de fusionner un document, vous devez d'abord compléter les paramètres nécessaires. Par exemple, si vous souhaitez fusionner l'acte de vente, vous devez spécifier la date, les intervenants, la description du bien, etc. Une fois les paramètres complétés, vous pouvez passer à l'étape suivante.

2. Fusion de l'acte de vente Pour fusionner l'acte de vente, accédez à l'onglet "Paramètres" et sélectionnez le document "Vente". Pro Kardex ajoutera automatiquement les informations complétées précédemment, telles que la date, les intervenants, la description du bien, etc. Vous pouvez ensuite modifier le document fusionné selon vos besoins.

3. Fusion de la quittance Pour fusionner une quittance, vous pouvez utiliser le bouton droit de la souris pour ajouter une nouvelle facture. Si nécessaire, vous pouvez également utiliser le volet d'actifs pour modifier les informations de la fiche responsable. Une fois la facture fusionnée, vous pouvez l'imprimer ou l'envoyer selon vos besoins.

En utilisant les fonctionnalités de fusion de Pro Kardex, vous pouvez créer facilement des documents complets et personnalisés en un rien de temps.

Gestion des documents dans le dossier

Une fois que vous avez ajouté vos documents dans un dossier, il est important de pouvoir les gérer efficacement. Voici quelques fonctionnalités qui vous aideront à organiser et à manipuler vos documents :

1. Suppression et récupération d'un document Si vous souhaitez supprimer un document spécifique, il vous suffit de le sélectionner, de cliquer avec le bouton droit de la souris et de choisir l'option "Supprimer". Si vous avez accidentellement supprimé un document, vous pouvez le récupérer à partir de la corbeille de Pro Kardex.

2. Renommage de documents Pour mieux organiser vos documents, vous pouvez utiliser la fonction de renommage. Il vous suffit de cliquer une fois sur le document, puis de cliquer à nouveau et de modifier le nom selon vos préférences.

3. Regroupement de documents de même Type Si vous avez plusieurs documents de même type, vous pouvez les regrouper pour une meilleure organisation. Pour ce faire, utilisez le bouton droit de la souris sur l'un des documents, sélectionnez l'option "Dupliquer" et choisissez le dossier correspondant. Les documents seront automatiquement regroupés.

En utilisant ces fonctionnalités de gestion de documents, vous pouvez garder votre dossier bien organisé et facilement accessible.

Envoi de documents en pièce jointe par courriel

Pour envoyer un ou plusieurs documents en pièce jointe par courriel directement à partir de Pro Kardex, suivez ces étapes simples :

1. Ouvrez la fenêtre du dossier dans Pro Kardex et accédez à l'onglet "Documents".

2. Cliquez sur l'onglet "Action" dans le ruban du dossier et sélectionnez l'option "Courriel".

3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez sélectionner les destinataires du courriel, ajouter des copies conformes et des copies masquées, choisir l'objet du courriel et Composer votre message.

4. Vous pouvez également sélectionner la signature que vous souhaitez ajouter au courriel.

5. Enfin, sélectionnez le ou les documents que vous souhaitez joindre au courrier électronique et cliquez sur le bouton "Envoyer".

En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer rapidement et facilement vos documents par courriel, sans quitter Pro Kardex.

Ajout des factures dans le dossier

L'ajout des factures est un élément essentiel dans la gestion des documents. Voici comment ajouter des factures dans votre dossier avec Pro Kardex :

1. Facture de pré-vente pour l'acquéreur Pour ajouter une facture de pré-vente pour l'acquéreur, ouvrez la fenêtre du dossier, accédez à l'onglet "Facture" et utilisez le bouton droit de la souris pour sélectionner l'option "Ajouter". Pro Kardex ajoutera automatiquement la fiche responsable dans l'onglet "Général". Vous pouvez ensuite sélectionner le modèle approprié dans l'onglet "Détails" et le modifier selon vos besoins.

2. Facture aux vendeurs Pour ajouter une facture aux vendeurs, suivez les mêmes étapes que pour la facture de pré-vente. Utilisez le bouton droit de la souris pour ajouter une nouvelle facture et modifiez la fiche responsable pour celle du vendeur.

3. Utilisation des modèles de factures Pro Kardex offre une multitude de modèles de factures en français et en anglais. Vous pouvez sélectionner le modèle approprié dans l'onglet "Détails" et le personnaliser selon vos besoins.

En ajoutant des factures dans votre dossier, vous pouvez garder une Trace précise de toutes les transactions et simplifier votre processus de facturation.

Conclusion

La préparation des documents et la gestion efficace des dossiers sont essentielles pour tout professionnel. Avec les fonctionnalités avancées de Pro Kardex, vous pouvez facilement ajouter, fusionner et gérer vos documents, ce qui vous permet de gagner du temps et d'optimiser votre productivité. Que vous soyez un avocat, un notaire, un comptable ou tout autre professionnel, Pro Kardex est l'outil idéal pour simplifier vos tâches quotidiennes.

Pour aller plus loin dans l'utilisation de Pro Kardex, nous vous invitons à explorer le reste de notre formation et à découvrir d'autres fonctionnalités indispensables pour la gestion de vos documents."""