深入解析 Microsoft Office 365 Copilot的功能、使用方式和優勢
目錄
- 前言
- Microsoft Office 365 Copilot 是什麼?
- 使用 Copilot 於 Microsoft Word
- 使用 Copilot 於 Microsoft Excel
- 使用 Copilot 於 Microsoft PowerPoint
- 使用 Copilot 於 Microsoft Outlook
- 使用 Copilot 於 Microsoft Teams
- 使用 Copilot 於 Business Chat
- 結語
- 常見問題解答
前言
在現代工作中,Microsoft Office 365 是無法或缺的工具之一。然而,隨著人工智慧技術的發展,Microsoft Office 365 COPILOT 已經成為提高工作效率和創造力的有力助手。本文將介紹 Microsoft Office 365 Copilot 的基本特點和各種應用方式,以及如何快速上手使用這個強大的工具。
Microsoft Office 365 Copilot 是什麼?
Microsoft Office 365 Copilot 是一個專為 Microsoft Office 365 使用者設計的全新功能,它利用人工智慧技術提供協助和建議,幫助使用者更快速地達成各種工作任務。Copilot 基於由 OpenAI 和 Microsoft 共同開發的 GPT 4.0 大型語言模型(LLM),可以根據使用者的提示和數據生成自然語言內容。同時,它還利用 Microsoft Graph 中的數據,該圖形將您的日曆、郵件、聊天、文件、會議和聯繫人與 Microsoft 365 應用程序相連接。
使用 Copilot 於 Microsoft Word
Microsoft Word 是一個功能強大的文字處理軟件,並且與 Copilot 一起使用時,它可以大大提高您的文本編輯效率。只需提供一個簡要的提示,Copilot 就可以為您創建一份初稿,並根據您的數據或現有文件為其添加內容。以下是如何在 Word 中使用 Copilot 的步驟:
- 打開新的或現有的 Word 文檔。
- 點擊工具欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
- 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的提示,例如「根據文件和試算表創建一份兩頁的項目提案草稿」。
- 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
- 檢查在您的文檔中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
- 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。
透過 Copilot,您可以輕鬆完成複雜的文本編輯任務,並節省大量的時間和精力。
使用 Copilot 於 Microsoft Excel
Microsoft Excel 是一個廣泛使用的電子表格軟件,它可以處理和分析大量的數據。Copilot 的加入使得數據分析更加快速和簡單。只需提出一個自然語言查詢,Copilot 就可以幫助您創建公式、生成圖表、進行計算、過濾數據、創建樞紐表,甚至提供趨勢分析和模式發現。以下是如何在 Excel 中使用 Copilot 的步驟:
- 打開新的或現有的 Excel 工作簿。
- 點擊工具欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
- 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的查詢,例如「以地區為基礎生成餅圖,顯示銷售情況」。
- 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
- 檢查在您的工作簿中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
- 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。
通過 Copilot,您可以更加靈活地進行數據分析,快速找到需要的信息並進行相應的操作。
使用 Copilot 於 Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint 是一個常用的演示文稿創建工具,Copilot 的加入使您能夠更輕鬆地創建出色的演示文稿。只需提供一個自然語言提示,Copilot 就可以從您的數據或其他資源中添加相關內容,生成幻燈片,格式化文本,添加動畫效果,創建過渡效果,甚至提供演示技巧和受眾互動建議。以下是如何在 PowerPoint 中使用 Copilot 的步驟:
- 打開新的或現有的 PowerPoint 演示文稿。
- 點擊工具欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
- 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的提示,例如「根據這份文件創建一個關於我們公司願景的幻燈片」。
- 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
- 檢查在您的演示文稿中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
- 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。
通過 Copilot,您可以快速創建出色的演示文稿,展示您的想法和內容。
使用 Copilot 於 Microsoft Outlook
Microsoft Outlook 是一個廣泛使用的電子郵件和日程管理工具,Copilot 的加入讓您能夠更快速、更好地撰寫郵件。只需提供一個自然語言提示,Copilot 就可以根據您的數據或以前的郵件幫助您撰寫郵件,建議主題,添加附件,安排會議,跟進任務,甚至提供郵件的風格和明確度方面的反饋。以下是如何在 Outlook 中使用 Copilot 的步驟:
- 打開新的或現有的 Outlook 電子郵件。
- 點擊工具欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
- 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的提示,例如「寫一封感謝郵件給參加我們網絡研討會的聯絡人」。
- 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
- 檢查在您的郵件中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
- 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。
通過 Copilot,您可以更輕鬆地撰寫郵件,以專業且清晰的方式與他人溝通。
使用 Copilot 於 Microsoft Teams
Microsoft Teams 是一個強大的團隊協作工具,它的 Copilot 功能可以幫助您更有效地與同事和合作夥伴合作。只需一個自然語言的命令或查詢,Copilot 就可以幫助您創建團隊、添加成員、開始聊天、安排會議、分享文件、創建投票、匯總對話,甚至提供團隊合作方面的反饋,如溝通技巧或最佳實踐。以下是如何在 Teams 中使用 Copilot 的步驟:
- 打開 Teams,使用您的 Microsoft 365 帳戶登錄。
- 點擊左側側邊欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
- 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的命令或查詢,例如「為我們的新項目創建一個團隊,並添加一些聯絡人」。
- 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
- 檢查在 Teams 中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
- 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。
透過 Copilot,您可以更加高效地與團隊合作,共同完成工作任務。
使用 Copilot 於 Business Chat
Business Chat 是一個全新的體驗,可以讓您使用自然語言命令和查詢與 Copilot 溝通並使用 Microsoft 365 所有應用程序和數據。您可以在 Business Chat 中做一些以前無法做到的事情,例如生成報告、創建工作流程、更新狀態、查找信息、獲取見解等等。以下是如何使用 Business Chat 的步驟:
- 打開任何 Microsoft 365 應用程序,並使用您的 Microsoft 365 帳戶登錄。
- 點擊工具欄上的 Business Chat 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+B 快捷鍵。
- 在底部右側出現的 Business Chat 窗口中輸入您的命令或查詢,例如「告訴我的團隊我們如何更新產品策略」。
- 按下 Enter 鍵或點擊「發送」按鈕。
- 檢查在 Business Chat 中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
- 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。
通過 Business Chat,您可以充分利用 Copilot 在所有應用程序和數據上提供的功能,以更便捷地處理各種工作任務。
結語
Microsoft Office 365 Copilot 是一個革命性的功能,將人工智慧引入工作領域。它通過與您日常使用的 Microsoft 365 應用程序一起工作,幫助您釋放創造力,提升生產力,並自動化那些通常需要花費時間和努力的任務。Copilot 學習您的反饋並隨著時間的推移進行改進,以更好地滿足您的需求。
常見問題解答
問題:如何獲得 Microsoft Office 365 Copilot?
答案:您只需要一個 Microsoft 365 帳戶和任何一個 Microsoft 365 應用程序,就可以訪問 Copilot。在您的應用程序中,點擊 Copilot 圖標或按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵即可使用。
問題:Copilot 是否會保護我的數據?
答案:是的,Copilot 會保護您的數據。它只使用您在 Microsoft 365 應用程序中輸入的數據和提示來生成內容,並且不會將數據傳輸到其他位置。
問題:Copilot 是否需要網絡連接?
答案:是的,Copilot 需要網絡連接。它通過在線訪問 GPT 4.0 模型和 Microsoft Graph 數據來生成內容。確保您的設備連接到互聯網,以正常使用 Copilot。
問題:可以信任 Copilot 生成的內容嗎?
答案:Copilot 生成的內容僅供參考和建議,最終的決策和編輯權限仍由使用者掌握。請檢查並驗證 Copilot 生成的內容,以確保其準確性和符合需求。
問題:Copilot 是否支持其他語言?
答案:是的,Copilot 目前支持多種語言,包括英語、西班牙語、法語、德語、意大利語等。根據您的偏好和設置,Copilot 可以在相應的語言環境中使用。
問題:如何向 Copilot 提供反饋?
答案:您可以點擊 Copilot 面板中的「更多選項」,並選擇「提供反饋」。這將有助於改進 Copilot 的性能和功能。
問題:Copilot 是否支持非 Microsoft 365 應用程序?
答案:目前,Copilot 主要與 Microsoft 365 應用程序集成,但未來可能會擴展到其他應用程序和平台以提供更廣泛的支持。
問題:Copilot 是否需要額外的費用?
答案:Copilot 是 Microsoft Office 365 的一個附加功能,可在您的訂閱內免費使用。請確保您的 Microsoft 365 訂閱處於活動狀態,以使用 Copilot。
問題:我可以在 Copilot 中使用自定義數據嗎?
答案:目前,Copilot 只能使用 Microsoft Graph 中的數據。您可以通過在 Microsoft 365 應用程序中輸入和保存數據來提供自定義內容的基礎。
問題:如何升級我的 Microsoft 365 訂閱以使用 Copilot?
答案:如需升級您的 Microsoft 365 訂閱或瞭解更多詳細信息,請訪問 Microsoft 官方網站或與 Microsoft 集團的客戶服務進行聯繫。
這是一個關於 Microsoft Office 365 Copilot 的快速介紹。我們希望這些信息能幫助您更好地了解和使用這一強大的工具。如果您有任何其他問題,請隨時與我們聯繫。謝謝!