深入解析 Microsoft Office 365 Copilot的功能、使用方式和優勢

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深入解析 Microsoft Office 365 Copilot的功能、使用方式和優勢

目錄

  1. 前言
  2. Microsoft Office 365 Copilot 是什麼?
  3. 使用 Copilot 於 Microsoft Word
  4. 使用 Copilot 於 Microsoft Excel
  5. 使用 Copilot 於 Microsoft PowerPoint
  6. 使用 Copilot 於 Microsoft Outlook
  7. 使用 Copilot 於 Microsoft Teams
  8. 使用 Copilot 於 Business Chat
  9. 結語
  10. 常見問題解答

前言

在現代工作中,Microsoft Office 365 是無法或缺的工具之一。然而,隨著人工智慧技術的發展,Microsoft Office 365 COPILOT 已經成為提高工作效率和創造力的有力助手。本文將介紹 Microsoft Office 365 Copilot 的基本特點和各種應用方式,以及如何快速上手使用這個強大的工具。

Microsoft Office 365 Copilot 是什麼?

Microsoft Office 365 Copilot 是一個專為 Microsoft Office 365 使用者設計的全新功能,它利用人工智慧技術提供協助和建議,幫助使用者更快速地達成各種工作任務。Copilot 基於由 OpenAI 和 Microsoft 共同開發的 GPT 4.0 大型語言模型(LLM),可以根據使用者的提示和數據生成自然語言內容。同時,它還利用 Microsoft Graph 中的數據,該圖形將您的日曆、郵件、聊天、文件、會議和聯繫人與 Microsoft 365 應用程序相連接。

使用 Copilot 於 Microsoft Word

Microsoft Word 是一個功能強大的文字處理軟件,並且與 Copilot 一起使用時,它可以大大提高您的文本編輯效率。只需提供一個簡要的提示,Copilot 就可以為您創建一份初稿,並根據您的數據或現有文件為其添加內容。以下是如何在 Word 中使用 Copilot 的步驟:

  1. 打開新的或現有的 Word 文檔。
  2. 點擊工具欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
  3. 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的提示,例如「根據文件和試算表創建一份兩頁的項目提案草稿」。
  4. 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
  5. 檢查在您的文檔中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
  6. 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。

透過 Copilot,您可以輕鬆完成複雜的文本編輯任務,並節省大量的時間和精力。

使用 Copilot 於 Microsoft Excel

Microsoft Excel 是一個廣泛使用的電子表格軟件,它可以處理和分析大量的數據。Copilot 的加入使得數據分析更加快速和簡單。只需提出一個自然語言查詢,Copilot 就可以幫助您創建公式、生成圖表、進行計算、過濾數據、創建樞紐表,甚至提供趨勢分析和模式發現。以下是如何在 Excel 中使用 Copilot 的步驟:

  1. 打開新的或現有的 Excel 工作簿。
  2. 點擊工具欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
  3. 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的查詢,例如「以地區為基礎生成餅圖,顯示銷售情況」。
  4. 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
  5. 檢查在您的工作簿中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
  6. 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。

通過 Copilot,您可以更加靈活地進行數據分析,快速找到需要的信息並進行相應的操作。

使用 Copilot 於 Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint 是一個常用的演示文稿創建工具,Copilot 的加入使您能夠更輕鬆地創建出色的演示文稿。只需提供一個自然語言提示,Copilot 就可以從您的數據或其他資源中添加相關內容,生成幻燈片,格式化文本,添加動畫效果,創建過渡效果,甚至提供演示技巧和受眾互動建議。以下是如何在 PowerPoint 中使用 Copilot 的步驟:

  1. 打開新的或現有的 PowerPoint 演示文稿。
  2. 點擊工具欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
  3. 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的提示,例如「根據這份文件創建一個關於我們公司願景的幻燈片」。
  4. 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
  5. 檢查在您的演示文稿中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
  6. 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。

通過 Copilot,您可以快速創建出色的演示文稿,展示您的想法和內容。

使用 Copilot 於 Microsoft Outlook

Microsoft Outlook 是一個廣泛使用的電子郵件和日程管理工具,Copilot 的加入讓您能夠更快速、更好地撰寫郵件。只需提供一個自然語言提示,Copilot 就可以根據您的數據或以前的郵件幫助您撰寫郵件,建議主題,添加附件,安排會議,跟進任務,甚至提供郵件的風格和明確度方面的反饋。以下是如何在 Outlook 中使用 Copilot 的步驟:

  1. 打開新的或現有的 Outlook 電子郵件。
  2. 點擊工具欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
  3. 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的提示,例如「寫一封感謝郵件給參加我們網絡研討會的聯絡人」。
  4. 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
  5. 檢查在您的郵件中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
  6. 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。

通過 Copilot,您可以更輕鬆地撰寫郵件,以專業且清晰的方式與他人溝通。

使用 Copilot 於 Microsoft Teams

Microsoft Teams 是一個強大的團隊協作工具,它的 Copilot 功能可以幫助您更有效地與同事和合作夥伴合作。只需一個自然語言的命令或查詢,Copilot 就可以幫助您創建團隊、添加成員、開始聊天、安排會議、分享文件、創建投票、匯總對話,甚至提供團隊合作方面的反饋,如溝通技巧或最佳實踐。以下是如何在 Teams 中使用 Copilot 的步驟:

  1. 打開 Teams,使用您的 Microsoft 365 帳戶登錄。
  2. 點擊左側側邊欄上的 Copilot 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵。
  3. 在右側出現的 Copilot 面板中輸入您的命令或查詢,例如「為我們的新項目創建一個團隊,並添加一些聯絡人」。
  4. 按下 Enter 鍵或點擊「生成」按鈕。
  5. 檢查在 Teams 中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
  6. 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。

透過 Copilot,您可以更加高效地與團隊合作,共同完成工作任務。

使用 Copilot 於 Business Chat

Business Chat 是一個全新的體驗,可以讓您使用自然語言命令和查詢與 Copilot 溝通並使用 Microsoft 365 所有應用程序和數據。您可以在 Business Chat 中做一些以前無法做到的事情,例如生成報告、創建工作流程、更新狀態、查找信息、獲取見解等等。以下是如何使用 Business Chat 的步驟:

  1. 打開任何 Microsoft 365 應用程序,並使用您的 Microsoft 365 帳戶登錄。
  2. 點擊工具欄上的 Business Chat 圖標,或者按下 Ctrl+Shift+B 快捷鍵。
  3. 在底部右側出現的 Business Chat 窗口中輸入您的命令或查詢,例如「告訴我的團隊我們如何更新產品策略」。
  4. 按下 Enter 鍵或點擊「發送」按鈕。
  5. 檢查在 Business Chat 中生成的內容,您可以接受它、修改它,或者按下 ESC 鍵棄用它。
  6. 如果需要,可以點擊「更多選項」來獲取更多建議。

通過 Business Chat,您可以充分利用 Copilot 在所有應用程序和數據上提供的功能,以更便捷地處理各種工作任務。

結語

Microsoft Office 365 Copilot 是一個革命性的功能,將人工智慧引入工作領域。它通過與您日常使用的 Microsoft 365 應用程序一起工作,幫助您釋放創造力,提升生產力,並自動化那些通常需要花費時間和努力的任務。Copilot 學習您的反饋並隨著時間的推移進行改進,以更好地滿足您的需求。

常見問題解答

問題:如何獲得 Microsoft Office 365 Copilot? 答案:您只需要一個 Microsoft 365 帳戶和任何一個 Microsoft 365 應用程序,就可以訪問 Copilot。在您的應用程序中,點擊 Copilot 圖標或按下 Ctrl+Shift+C 快捷鍵即可使用。

問題:Copilot 是否會保護我的數據? 答案:是的,Copilot 會保護您的數據。它只使用您在 Microsoft 365 應用程序中輸入的數據和提示來生成內容,並且不會將數據傳輸到其他位置。

問題:Copilot 是否需要網絡連接? 答案:是的,Copilot 需要網絡連接。它通過在線訪問 GPT 4.0 模型和 Microsoft Graph 數據來生成內容。確保您的設備連接到互聯網,以正常使用 Copilot。

問題:可以信任 Copilot 生成的內容嗎? 答案:Copilot 生成的內容僅供參考和建議,最終的決策和編輯權限仍由使用者掌握。請檢查並驗證 Copilot 生成的內容,以確保其準確性和符合需求。

問題:Copilot 是否支持其他語言? 答案:是的,Copilot 目前支持多種語言,包括英語、西班牙語、法語、德語、意大利語等。根據您的偏好和設置,Copilot 可以在相應的語言環境中使用。

問題:如何向 Copilot 提供反饋? 答案:您可以點擊 Copilot 面板中的「更多選項」,並選擇「提供反饋」。這將有助於改進 Copilot 的性能和功能。

問題:Copilot 是否支持非 Microsoft 365 應用程序? 答案:目前,Copilot 主要與 Microsoft 365 應用程序集成,但未來可能會擴展到其他應用程序和平台以提供更廣泛的支持。

問題:Copilot 是否需要額外的費用? 答案:Copilot 是 Microsoft Office 365 的一個附加功能,可在您的訂閱內免費使用。請確保您的 Microsoft 365 訂閱處於活動狀態,以使用 Copilot。

問題:我可以在 Copilot 中使用自定義數據嗎? 答案:目前,Copilot 只能使用 Microsoft Graph 中的數據。您可以通過在 Microsoft 365 應用程序中輸入和保存數據來提供自定義內容的基礎。

問題:如何升級我的 Microsoft 365 訂閱以使用 Copilot? 答案:如需升級您的 Microsoft 365 訂閱或瞭解更多詳細信息,請訪問 Microsoft 官方網站或與 Microsoft 集團的客戶服務進行聯繫。

這是一個關於 Microsoft Office 365 Copilot 的快速介紹。我們希望這些信息能幫助您更好地了解和使用這一強大的工具。如果您有任何其他問題,請隨時與我們聯繫。謝謝!

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