Excel: 8个令人惊叹的AI功能

目录

1. 数据清洗工具
   • 使用 Flash Fill 进行数据清洗
   • 使用 Power Query 进行数据清洗
2. 分析工具
   • 推荐数据透视表
   • 推荐图表
   • 自动分析数据
   • 使用预测工具
   • 使用 Excel Labs 的自定义 Lambda 函数
   • 使用公式示例功能
   • 使用 AI 功能

数据清洗工具

使用 Flash Fill 进行数据清洗

在 Excel 中有一种强大的 AI 工具称为 Flash Fill，它可以帮助我们进行数据清洗。比如，我们有一个姓名列表，我们想要将其分割成独立的列。使用 Flash Fill，我们只需给出一个或两个示例，Excel 就会提供一个预览，展示它认为我们需要的结果。然后，我们只需按下回车键来接受它。唯一的限制是我们每次只能处理一列，但总体来说这并不是什么大问题。如果你的数据有一些不一致的地方，你可以给出不同排列的示例，然后使用键盘快捷键 Ctrl+E 来触发 Flash Fill。Flash Fill 也适用于日期数据。如果你想了解更多关于 Flash Fill 的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 方便快捷
• 可以处理不一致的数据
• 适用于处理日期数据

缺点：

• 数据更改后需要手动触发 Flash Fill

使用 Power Query 进行数据清洗

如果你的数据有多个列需要分拆，那么 Power Query 的 "基于示例的列" 功能可能更适合你。你只需在添加的列中给出一个示例，Power Query 就会自动检测到模式，并生成对应的公式。你只需点击确认，它就会为你添加这一列。Power Query 还可以处理更多类型的数据，包括日期、时间和数学运算等等。如果你对数据进行了更改，只需右键单击查询表并点击刷新，新的数据就会自动更新。使用 Power Query，你可以轻松地将数据整理成正确的格式。如果你想了解更多关于 Power Query 的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 可自动检测和生成公式
• 对多列数据分拆非常方便
• 数据更新后可自动刷新

缺点：

• 需要在 Power Query 环境下操作，有一定的学习曲线

分析工具

推荐数据透视表

如果你不确定如何分析数据，或者是初次接触数据透视表，那么 Excel 提供的 "推荐数据透视表" 功能可能会对你有所帮助。只需要在数据表中选择一个单元格，然后在插入选项卡中点击 "推荐数据透视表"，一个侧边栏就会弹出。Excel 会为你分析数据，并根据可能的汇总方式给出建议。你可以在每个建议的数据透视表下方选择插入到现有工作表或新建工作表中。Excel 会给出多个建议，你可以点击展开查看全部建议，然后选择适合你的数据的数据透视表。一旦插入了数据透视表，你可按照平时操作数据透视表的方式进行进一步的格式调整和数据筛选。如果你想了解更多关于数据透视表的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 快速生成数据透视表
• 提供多个不同的建议
• 可以根据实际需求进行格式调整和数据筛选

缺点：

• 可能需要手动进行进一步的调整和筛选

推荐图表

与推荐数据透视表类似，Excel 还提供了 "推荐图表" 功能，可以根据你的数据为你提供图表建议。你可以在插入选项卡中找到 "推荐图表"，它会显示出适合你数据的图表建议。你可以在左侧选择一个图表，右侧会显示一个预览。确定好之后，点击确认就会插入该图表，之后你可以像对待普通图表一样对其进行进一步的操作和格式调整。比如，你可以删除水平轴，添加数据标签，或者去除网格线等等。推荐图表功能针对不同类型的数据提供了不同的建议，可以帮助你快速创建出合适的图表。如果你想了解更多关于推荐图表的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 根据数据提供图表建议
• 预览图表并允许进一步的调整
• 可以根据不同类型的数据提供不同的建议

缺点：

• 可能需要手动进行进一步的调整和格式化

自动分析数据

Excel 提供了一个名为 "分析数据" 的 AI 功能，它可以自动识别数据中的模式、相关性和异常值，并提供相应的图表和数据透视表供你插入到工作簿中。由于它采用了机器学习技术，随着使用次数的增多，它的分析能力会越来越强大。你可以在功能区的主页选项卡找到 "分析数据"，它会在任务窗格中打开。你可以将它拖拽到离数据更近的地方，方便操作。第一个建议是一个数据透视表，你可以直接插入。此外，还有一些推荐图表供你选择。它会为你的数据寻找趋势、模式、异常值和相关性。你可以按照自己的需求选择适合的建议，然后像处理普通图表和数据透视表一样对其进行进一步的操作。如果你想了解更多关于"分析数据"功能的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 自动识别数据中的模式、相关性和异常值
• 提供可插入的图表和数据透视表供进一步操作
• 随着使用次数的增多，功能会变得更加智能

缺点：

• 目前仅适用于 Excel 在线版本和部分 Microsoft 365 用户

使用预测工具

Excel 的预测工具可以根据历史时间数据生成预测公式，并将结果以图表形式呈现出来。你只需在数据选项卡中选择预测工具，然后在对话框中设置置信区间、季节性和其他参数。点击创建后，它会在文件中插入一个新的工作表，其中包含你的数据副本、公式和图表。预测工具非常容易使用。有了历史时间数据，你就可以使用预测工具预测未来的值，并直观地了解这些预测结果。如果你想了解更多关于预测工具的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 根据历史时间数据生成预测公式
• 图表直观地展示预测结果

缺点：

• 需要有历史时间数据作为输入

使用 Excel Labs 的自定义 Lambda 函数

Excel Labs （前身是 Advanced Formula Environment）是一个强大的 Excel 插件，它可以根据示例将复杂的公式转换为自定义 Lambda 函数。比如，在列 C 到 E 中，我有三个不同的公式来提取产品代码。我想将这些公式转换为可重复使用的自定义 Lambda 函数，这样我就不必记住如何编写这些冗长复杂的公式了。你可以在首页的 Excel Labs 中找到它，第一次使用时需要从 Excel Labs 侧边栏中选择相应选项，但以后只需点击 Excel Labs 就可以直接进入。在 Excel Labs 中，你可以使用一个网格图标（带有加号）来创建基于网格的自定义函数。计算范围是包含这些公式的三个单元格，而参数是开始单元格和输出单元格。点击预览后，Excel Labs 会为你展示函数的效果。你还可以更改函数的名称，并在网格中使用它，就像使用普通公式一样。惊人的是，我甚至不需要知道如何编写 Lambda 函数，Excel Labs 自动为我创建了函数。这个自定义函数会与工作簿一起保存，所以与你共享工作簿的 Microsoft 365 用户也可以使用它。如果你想了解更多关于 Excel Labs 的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 可以根据示例自动生成自定义 Lambda 函数
• 减少复杂公式的编写工作量
• 自定义函数可以在工作簿内共享和使用

缺点：

• 只适用于使用了 Excel Labs 插件的用户

使用公式示例功能

Excel 的公式示例功能可以从示例中检测到数据模式并为你生成公式。比如，如果你想将一段文本分割成名字和姓氏两列，只需给出一些示例。Excel 就会自动检测模式并为你给出一个公式建议。如果你相信 Excel 可以正确生成公式，仅需点击 "应用" 即可。令人惊讶的是，Excel 甚至会检测到你想要大写名字的首字母。Excel 会在公式中使用 PROPER 函数来实现这一功能。公式示例功能同样适用于进行数据重排等操作。例如，如果你想要在电话号码中的每组 3 个数字之间添加连字符，只需给出一些示例，Excel 就会为你生成这个公式。点击应用后，Excel 会正确地在每组 3 个数字之间添加连字符。如果你想了解更多关于公式示例功能的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 根据示例检测数据模式并生成公式
• 可以解决一些常见的数据重排问题
• 减少了手动编写公式的工作量

缺点：

• 如果示例不充分或存在误差，公式生成可能不准确

使用 AI 功能

Excel 还在开发中的新功能非常令人期待。这些功能目前只在美国使用 Microsoft 365 的个人和家庭订阅用户中的 Excel 在线版本中提供。举个例子，你可以将一段文本分割成名字和姓氏两列。只需给出一些示例，Excel 就可以自动检测模式，并为你生成正确的公式。你可以点击 "Apply" 快速应用这个公式。Excel 甚至可以检测到中间名的存在，并对公式做出调整。虽然这个功能目前仍在开发中，但它将改变我们处理数据的方式。如果你想了解更多关于这个功能的示例，请查看此处的视频。

优点：

• 自动检测模式并生成准确的公式
• 可以处理一些复杂的数据处理任务
• 可能会改变我们处理数据的方式

缺点：

• 目前仅在美国的 Microsoft 365 个人和家庭订阅用户的 Excel 在线版本中可用

FAQ

问：我可以在 Excel 中使用 AI 工具吗？

答：是的，Excel 已经内置了一些 AI 工具，可以帮助你提高工作效率和处理数据。

问：Flash Fill 和 Power Query 有什么区别？

答：Flash Fill 可以快速处理单列数据，而 Power Query 可以处理多列和更复杂的数据。

问：如何自动生成数据透视表和图表？

答：Excel 的 "推荐数据透视表" 和 "推荐图表" 功能可以帮助你快速生成适合你数据的数据透视表和图表。

问：如何使用预测工具进行数据预测？

答：Excel 的预测工具可以帮助你根据历史时间数据生成预测公式，并以图表形式展示预测结果。

问：如何使用 Excel Labs 的自定义 Lambda 函数？

答：Excel Labs 是一个插件，它可以帮助你将复杂的公式转换为自定义 Lambda 函数，以便重复使用。

问：如何使用公式示例功能生成公式？

答：公式示例功能可以根据示例自动生成公式，解决一些常见的数据处理问题。

问：Excel 的 AI 功能可以帮助我分割文本吗？

答：是的，Excel 将通过 AI 功能，帮助你根据示例自动分割文本。

问：这些 AI 功能在哪个版本的 Excel 中可用？

答：目前，这些 AI 功能只在美国使用 Microsoft 365 的个人和家庭订阅用户的 Excel 在线版本中可用。