Tự động hóa QuickBooks Online với Zapier | Tự động tạo và gửi hóa đơn

Tự động hóa QuickBooks Online với Zapier | Tự động tạo và gửi hóa đơn

Bảng nội dung:

1. Giới thiệu về việc tạo và gửi hóa đơn trong QuickBooks Online

2. Tạo đơn hàng tự động trong QuickBooks bằng Zapier

3. Các bước để thiết lập Zapier để tạo hóa đơn tự động 3.1. Tạo khách hàng và sản phẩm/dịch vụ trong QuickBooks 3.2. Thiết lập biểu mẫu trong HubSpot 3.3. Định dạng ngày tháng cho hóa đơn 3.4. Tính toán giá trị hóa đơn 3.5. Tạo số hóa đơn tự động 3.6. Ánh xạ các trường dữ liệu cho bước tạo hóa đơn 3.7. Gửi hóa đơn tự động cho khách hàng

4. Hướng dẫn chi tiết về từng bước thiết lập Zapier và QuickBooks Online 4.1. Tạo khách hàng trong QuickBooks Online 4.2. Tạo sản phẩm/dịch vụ trong QuickBooks Online 4.3. Thiết lập biểu mẫu trong HubSpot 4.4. Định dạng ngày tháng cho hóa đơn trong Zapier 4.5. Tính toán giá trị hóa đơn trong Zapier 4.6. Tạo số hóa đơn tự động trong Zapier 4.7. Ánh xạ các trường dữ liệu cho bước tạo hóa đơn trong Zapier 4.8. Gửi hóa đơn tự động cho khách hàng trong QuickBooks Online

5. Cách kiểm tra và kiểm tra hoạt động của Zapier và QuickBooks Online

6. Top ưu điểm của việc tự động hóa tạo và gửi hóa đơn

7. Top nhược điểm của việc tự động hóa tạo và gửi hóa đơn

Mục 2: Tạo và Gửi Hóa Đơn QuickBooks Tự Động Với Zapier

Giới thiệu về việc tạo và gửi hóa đơn trong QuickBooks Online

Bạn đã bao giờ mệt mỏi với việc tạo và gửi hóa đơn một cách thủ công trong QuickBooks Online chưa? Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tự động hoá quy trình này bằng cách sử dụng Zapier. Chúng tôi sẽ thể hiện cho bạn cách tạo hóa đơn và gửi hóa đơn đến khách hàng một cách tự động ngay khi chúng tôi nhận được một biểu mẫu mới từ HubSpot. Nếu bạn mới tham gia kênh của chúng tôi, hãy đăng ký và bật thông báo để theo dõi nhiều nội dung hơn từ chúng tôi.

Tạo đơn hàng tự động trong QuickBooks bằng Zapier

Để bắt đầu, chúng ta cần thiết lập một Zap để tạo và gửi hóa đơn tự động từ QuickBooks Online. Dưới đây là các bước chi tiết để thiết lập zap của chúng ta:

Bước 1: Tạo khách hàng và sản phẩm trong QuickBooks Online

Trước khi ta có thể bắt đầu tạo và gửi hóa đơn tự động, ta cần tạo khách hàng và sản phẩm/dịch vụ trong QuickBooks Online. Điều này giúp chúng ta tạo ra một danh sách khách hàng và sản phẩm/dịch vụ để chúng ta có thể dễ dàng ánh xạ các trường dữ liệu trong bước sau. Hãy tạo một khách hàng với tên 'Sam Smith' và một sản phẩm với tên 'Consulting Services' để sử dụng trong ví dụ của chúng ta.

Bước 2: Thiết lập biểu mẫu trong HubSpot

Sau khi đã tạo khách hàng và sản phẩm trong QuickBooks Online, ta cần thiết lập biểu mẫu trong HubSpot để thu thập thông tin cho hóa đơn. Thêm các trường dữ liệu như tên khách hàng, email khách hàng, ngày hóa đơn, ngày đáo hạn thanh toán, số lượng và giá cho biểu mẫu của bạn. Nhớ ánh xạ các trường dữ liệu này cho đúng với các trường dữ liệu trong QuickBooks Online.

Bước 3: Định dạng ngày tháng cho hóa đơn

Ngày tháng trong hóa đơn cần được định dạng đúng để phù hợp với QuickBooks Online. Sử dụng chức năng định dạng ngày tháng của Zapier để chuyển đổi ngày tháng từ biểu mẫu HubSpot thành định dạng chính thức của QuickBooks Online.

Bước 4: Tính toán giá trị hóa đơn

Tiếp theo, ta cần tính toán giá trị của hóa đơn. Sử dụng chức năng tính toán số hóa đơn của Zapier để nhân số lượng và giá để có giá trị hóa đơn cuối cùng.

Bước 5: Tạo số hóa đơn tự động

Để tránh việc QuickBooks tự động tạo số hóa đơn ngẫu nhiên, ta cần tạo số hóa đơn tự động trong Zapier. Sử dụng tính năng tạo số ngẫu nhiên của Zapier để tạo số hóa đơn duy nhất cho mỗi hóa đơn mới.

Bước 6: Ánh xạ các trường dữ liệu cho bước tạo hóa đơn

Sau khi đã có tất cả các trường dữ liệu cần thiết, ta cần ánh xạ chúng vào bước cuối cùng của zap để tạo hóa đơn. Ánh xạ các trường cho khách hàng, ngày hóa đơn, số hóa đơn, sản phẩm, giá trị và các trường khác cần thiết.

Bước 7: Gửi hóa đơn tự động cho khách hàng

Cuối cùng, ta cần gửi hóa đơn tự động cho khách hàng. Sử dụng tính năng gửi hóa đơn của QuickBooks Online trong Zapier và ánh xạ email khách hàng để tự động gửi hóa đơn tới khách hàng sau khi hóa đơn đã được tạo.

Hướng dẫn chi tiết về từng bước thiết lập Zapier và QuickBooks Online

Bước 1: Tạo khách hàng trong QuickBooks Online Đầu tiên, hãy đăng nhập vào tài khoản QuickBooks Online của bạn và thực hiện các bước sau để tạo khách hàng:

• Nhấp vào tab "Khách hàng" trên thanh điều hướng bên trái.
• Nhấp vào nút "Thêm mới" để tạo khách hàng mới.
• Điền thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ, email và các thông tin khác nếu cần thiết.
• Nhấp vào nút "Lưu" để hoàn thành quá trình tạo khách hàng trong QuickBooks Online.

Bước 2: Tạo sản phẩm/dịch vụ trong QuickBooks Online Sau khi đã tạo khách hàng, tiếp theo chúng ta sẽ tạo sản phẩm/dịch vụ trong QuickBooks Online. Để làm điều này, làm theo các bước dưới đây:

• Nhấp vào tab "Sản phẩm và Dịch vụ" trên thanh điều hướng bên trái.
• Nhấp vào nút "Thêm mới" để tạo sản phẩm/dịch vụ mới.
• Điền thông tin về sản phẩm/dịch vụ như tên, mô tả, giá và các thông tin khác nếu có.
• Nhấp vào nút "Lưu" để hoàn thành quá trình tạo sản phẩm/dịch vụ trong QuickBooks Online.

Bước 3: Thiết lập biểu mẫu trong HubSpot Tiếp theo, ta sẽ thiết lập biểu mẫu trong HubSpot để nhận thông tin từ khách hàng. Để làm điều này, làm theo các bước sau:

• Đăng nhập vào tài khoản HubSpot của bạn.
• Chọn "Biểu mẫu" trong giao diện HubSpot.
• Tạo một biểu mẫu mới hoặc chỉnh sửa một biểu mẫu có sẵn.
• Thêm các trường thông tin cần thiết như tên khách hàng, email, ngày hóa đơn và các trường dữ liệu khác mà bạn muốn lưu trữ.
• Lưu biểu mẫu và xác nhận rằng nó đã được kích hoạt và sẵn sàng thu thập thông tin từ khách hàng.

Bước 4: Định dạng ngày tháng cho hóa đơn trong Zapier Để đảm bảo ngày tháng trong hóa đơn phù hợp với QuickBooks Online, chúng ta cần sử dụng chức năng định dạng ngày tháng của Zapier. Điều này giúp chuyển đổi đúng định dạng ngày tháng từ biểu mẫu HubSpot sang định dạng chính thức của QuickBooks Online.

• Trong bước tạo zap của bạn, thêm một bước "Định dạng" sau bước lấy giá trị ngày hóa đơn từ biểu mẫu HubSpot.
• Chọn "Định dạng ngày tháng" trong danh sách các sự kiện được hỗ trợ.
• Chọn ngày tháng từ kết quả của bước trước đó và thiết lập định dạng phù hợp cho ngày tháng.
• Kiểm tra kết quả của bước này và chắc chắn rằng ngày tháng đã được định dạng đúng.

Bước 5: Tính toán giá trị hóa đơn trong Zapier Sau khi thu thập thông tin về số lượng và giá từ biểu mẫu HubSpot, ta cần tính toán giá trị của hóa đơn trong Zapier. Để làm điều này, làm theo các bước sau:

• Thêm một bước "Tính toán" sau bước lấy giá trị số lượng và giá trị từ biểu mẫu HubSpot.
• Chọn "Nhân" trong danh sách các phép tính được hỗ trợ.
• Nhập giá trị số lượng từ kết quả của bước trước đó vào hộp số thứ nhất và giá trị giá vào hộp số thứ Hai.
• Kiểm tra kết quả của bước này và chắc chắn rằng giá trị đã tính toán đúng.

Bước 6: Tạo số hóa đơn tự động trong Zapier Để tránh việc QuickBooks tự động tạo số hóa đơn, ta cần tạo số hóa đơn tự động trong Zapier. Điều này giúp chúng ta có được một số hóa đơn duy nhất cho mỗi hóa đơn mới. Làm theo các bước sau để làm điều này:

• Thêm một bước "Tạo số ngẫu nhiên" sau bước tính toán giá trị hóa đơn.
• Điều chỉnh khoảng các số để phù hợp với số hóa đơn bạn muốn tạo.
• Kiểm tra kết quả của bước này và chắc chắn rằng số hóa đơn đã được tạo một cách duy nhất.

Bước 7: Ánh xạ các trường dữ liệu cho bước tạo hóa đơn trong Zapier Sau khi đã có tất cả các thông tin cần thiết, ta cần ánh xạ chúng vào bước tạo hóa đơn cuối cùng trong Zapier. Điều này giúp đảm bảo rằng các trường dữ liệu được chuyển đúng vào hóa đơn.

• Thêm một bước "Tạo hóa đơn" sau bước ánh xạ khách hàng.
• Ánh xạ các trường dữ liệu từ biểu mẫu HubSpot vào các trường tương ứng trong hóa đơn trong QuickBooks Online.
• Kiểm tra kết quả của bước này và chắc chắn rằng hóa đơn đã được tạo thành công.

Bước 8: Gửi hóa đơn tự động cho khách hàng trong QuickBooks Online Cuối cùng, ta cần gửi hóa đơn tự động cho khách hàng để hoàn thành quy trình tự động hóa tạo và gửi hóa đơn. Để làm điều này, làm theo các bước sau:

• Thêm một bước "Gửi hóa đơn" sau bước tạo hóa đơn.
• Ánh xạ email khách hàng từ biểu mẫu HubSpot vào trường email trong bước gửi hóa đơn.
• Kiểm tra kết quả của bước này và chắc chắn rằng hóa đơn đã được gửi thành công đến khách hàng.

Cách kiểm tra và kiểm tra hoạt động của Zapier và QuickBooks Online

Sau khi đã hoàn thành thiết lập Zapier và QuickBooks Online để tạo và gửi hóa đơn tự động, ta cần kiểm tra và kiểm tra hoạt động của chúng. Bạn có thể thực hiện các bước sau để kiểm tra và kiểm tra:

1. Tạo một biểu mẫu mới trong HubSpot và điền đầy đủ thông tin.
2. Theo dõi quá trình tạo hóa đơn trong Zapier để xem liệu tất cả các bước đã hoạt động chính xác hay không.
3. Kiểm tra trong tài khoản QuickBooks Online của bạn để xem liệu hóa đơn đã được tạo và gửi thành công hay không.
4. Kiểm tra email của khách hàng để xem liệu họ đã nhận được hóa đơn hay không.
5. Đảm bảo định dạng, số liệu và thông tin khách hàng đều chính xác và phù hợp với dự định.

Top ưu điểm của việc tự động hóa tạo và gửi hóa đơn

Tự động hóa quy trình tạo và gửi hóa đơn trong QuickBooks Online có nhiều ưu điểm quan trọng như sau:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Bạn không cần phải tạo và gửi hóa đơn một cách thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
• Độ chính xác và nhất quán: Quy trình tự động hóa đảm bảo rằng các hóa đơn được tạo và gửi một cách nhất quán và chính xác, tránh sai sót do con người.
• Giảm thiểu sai sót: Tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu sai sót trong việc tính toán giá trị hóa đơn và ánh xạ thông tin khách hàng.
• Tăng tốc độ thanh toán: Gửi hóa đơn tự động giúp tăng tốc độ thanh toán từ khách hàng, giữ quy trình kinh doanh của bạn luôn trôi chảy.

Top nhược điểm của việc tự động hóa tạo và gửi hóa đơn

Tuy nhiên, việc tự động hóa tạo và gửi hóa đơn cũng có một số nhược điểm cần xem xét:

• Đòi hỏi công cụ bổ trợ: Để tự động hóa quy trình này, bạn cần sử dụng các công cụ bổ trợ như Zapier và HubSpot, có thể đòi hỏi phí hoặc giới hạn chức năng miễn phí.
• Phụ thuộc vào kết nối mạng: Quy trình tự động hóa yêu cầu kết nối mạng ổn định để truy cập vào QuickBooks Online và HubSpot. Nếu mất kết nối, quy trình có thể bị gián đoạn và hóa đơn không thể tạo hoặc gửi.
• Yêu cầu kiến thức kỹ thuật: Thiết lập và cấu hình Zapier và QuickBooks Online để hoạt động tự động yêu cầu một mức độ kiến thức kỹ thuật cơ bản. Người dùng có thể cần tìm hiểu và nắm vững các công nghệ và quy trình liên quan để triển khai thành công.

Đó là một số ưu điểm và nhược điểm chính của việc tự động hóa tạo và gửi hóa đơn trong QuickBooks Online bằng Zapier. Tùy thuộc vào nhu cầu và tài nguyên của bạn, hãy xem xét xem việc tự động hóa này có phù hợp và hữu ích cho doanh nghiệp của bạn hay không.